Activiteiten

Deeldepot vzw stelt haar polyvalente ruimte ter beschikking voor haar leden,  in Strijdersstraat 75A te Edegem. De activiteiten die hiervoor in aanmerking komen zijn:

  • Vormingsinitiatieven
  • Workshops
  • Vergaderingen
  • Buurtontmoetingen
  • Informatieavonden
  • Tentoonstellingen
  • Filmvoorstellingen

Andere activiteiten en private festiviteiten vereisen een afzonderlijke toelating van de Raad van Bestuur van vzw Deeldepot 2650. Fuiven zijn niet toegestaan.

Reserveren zaal en gebruik materiaal

1. Reservatie zaal

Het reserveren van de polyvalente zaal kan enkel buiten de openingsuren van Deeldepot 2650. De openingsuren staan vermeld op de website.

Het reserveren van de zaal gebeurt via een online formulier, per mail of tijdens de openingsuren van het Deeldepot.

Het maximum aantal deelnemers aan een activiteit bedraagt 30 personen.

De reservering is pas definitief na betaling van de waarborg, de huur en de ondertekening van het gebruikersreglement en het huurcontract door een meerderjarige vertegenwoordiger van de gebruiker.

Enkel als de reservatie twee maanden op voorhand wordt geannuleerd, zal de huurprijs en de waarborg volledig terugbetaald worden. Wel geldt een administratieve boete (zie verder).

Onderverhuring is niet toegestaan. Het wijzigen van de afgesproken activiteit kan ten laatste een maand op voorhand mits akkoord van de Raad van Bestuur.

2. Gebruik materiaal

Het is de gebruikers van de zaal toegestaan om het aanwezige materiaal en gereedschap in Deeldepot 2650 te gebruiken voor haar activiteit. Het gebruik van specifieke materialen, die ook ontleend kunnen worden, moet samen met het reserveren van de zaal doorgegeven worden zodat deze zeker beschikbaar zijn het moment van de activiteit. Op de website van Deeldepot 2650 is een lijst te vinden met het aanwezige materiaal dat steeds aanwezig is en niet in de uitleen zit.

Vóór de activiteit

1. In gebruik nemen van de zaal

De gebruiker krijgt de sleutel van de zaalbeheerder (na afspraak). Tijdens de overhandiging overlopen zij het huurreglement en de eventuele materialen die men wenst te gebruiken. De sleutel wordt enkel overhandigd als de waarborg en de huur betaald zijn.

Alvorens het beschikbaar gestelde lokaal te gebruiken zal de gebruiker alle zichtbare gebreken, beschadigingen, … melden aan de zaalbeheerder.

Indien de gebruiker iets wenst op te hangen moet er gebruik gemaakt worden van de voorziene ophangsystemen.

2. Verzekeringen

De gebruiker zorgt zelf voor een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA).

Indien vereist stelt de gebruiker zichzelf in regel met SABAM, betaalt de billijke vergoeding en zorgt voor de nodige vergunningen om de activiteit in de polyvalente zaal te laten plaatsvinden.

3. Catering

Een beperkte voorraad van dranken kunnen door de gebruiker afgenomen worden van Deeldelpot 2650 zelf. De zaalbeheerder overloopt bij aanvang de drankvoorraad en de prijslijst.

Andere dranken kunnen bij een drankleverancier naar keuze worden besteld. Het leveren en ophalen van de dranken en eventuele extra koeltogen, glazen en ander materiaal gebeurt volgens een strikt schema te bekomen bij de zaalbeheerder. Niet naleven van de leveringsuren geeft aanleiding tot het inhouden van de waarborg.

Tijdens de activiteit

1. Rook en drankverbod

In de zaal mag er niet gerookt worden. De gebruiker moet toezicht houden op dit verbod. De gebruiker kijkt er ook nauwgezet op toe dat er geen alcoholische dranken worden geschonken aan jongeren beneden de zestien jaar en geen sterke drank aan minderjarigen beneden de achttien jaar.

2. Geluidshinder

De gebruiker van de zaal zorgt er voor dat er geen geluidshinder is voor de omwonenden. Ook zal er constant over gewaakt worden dat alle buitendeuren dicht zijn.

3. Beëindiging activiteit

Bij het afsluiten let de gebruiker er op dat:

  • alle bezoekers het gebouw verlaten hebben;
  • de waterkranen dichtgedraaid zijn;
  • de lichten gedoofd zijn;
  • de toegangsdeuren op slot zijn.

Na de activiteit

De zaal moet opgeruimd en gekuist zijn voor het einde van de gebruiksperiode.

De gebruiker staat in voor:

  • het afwassen, afdrogen en opbergen van: glazen, bekers, borden, bestek, kopjes,…
  • het leegmaken van de afvalrecipiënten in de voorziene afvalcontainer;
  • het opruimen van het vuil en de peuken in de voortuin;
  • het vegen van de gebruikte lokalen;
  • het afwassen van de gebruikte tafels, stoelen en toiletten;
  • het opbergen van tafels en stoelen in de daarvoor voorziene ruimte;
  • het leegmaken van de koelkast;
  • poetsmateriaal is voorhanden.

De gebruiker moet alle onzichtbare gebreken die tijdens de duur van het gebruik worden vastgesteld, na het verlaten van de zaal, onmiddellijk kenbaar maken aan de zaalbeheerder.

De sleutel van de zaal wordt na afloop van de activiteit aan de zaalbeheerder bezorgd.

Een gebruiker die één van deze verplichtingen niet nakomt, verliest de waarborg.

Veiligheid en aansprakelijkheid

1. Verantwoordelijkheid gebruiker

De gebruiker is verantwoordelijk voor :

  • al de schade die door hem of door de deelnemers aan de activiteit wordt toegebracht aan het gebouw, de toegangsweg en de installaties van de polyvalente zaal.
  • het doen naleven van het algemeen rookverbod in de lokalen. Enkel buiten mag er gerookt worden. Er mogen geen brandbare versieringen (doeken, slingers, stro, houtkrullen,…) in de zaal aangebracht worden.
  • het doen naleven van de wet op de openbare dronkenschap en van de wet op de jeugdbescherming.
  • het waken over de niet-overschrijding van het maximum toegelaten aantal deelnemers (30 personen).
  • voor het vrijhouden van de nooduitgangen. Het is verboden obstakels voor (nood)uitgangen of brandblusapparaten te plaatsen.
  • De gebruiker beschikt over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid.
  • De zaalbeheerder zal, na het aflopen van de procedure rond schadeafhandeling, de gebouwverantwoordelijke, zonder uitzondering, in kennis stellen van de genomen beslissingen.
  • In geval van abnormale schade worden de voortvloeiende kosten volledig ten laste gelegd van de verantwoordelijke gebruiker.
2. Verantwoordelijkheid Deeldepot vzw

Deeldepot  beschikt over een brandverzekeringspolis waarin bepaald is dat de eigenaar afstand doet van verhaal ten aanzien van de organisatoren. Dat wil zeggen dat de organisatoren automatisch verzekerd zijn tegen brand.
Deeldepot 2650 neemt geen bewakingsplicht op zich en ook geen verantwoordelijkheid voor beschadiging, diefstal of verlies.

Tarieven

1. Huurbedragen

Voor het gebruik van de polyvalente zaal bedraagt de vergoeding 15 EUR per dagdeel en 30 EUR per dag (drie dagdelen).
We onderscheiden de volgende dagdelen:
van 08.00 tot 12.30 uur
van 13.00 tot 17.30 uur
van 18.00 tot 22.30 uur

2. Gebruiksgoederen

De kostprijs van aanwezige gebruiksgoederen en dranken is terug te vinden via deze link.

De zaalbeheerder maakt na afloop van de activiteit een overzicht van de gebruikte goederen en dranken. De kosten worden in mindering gebracht van de waarborg.

3. Waarborg

De waarborg voor de zaal bedraagt forfaitair 60 EUR.

4. Opzeggingsvergoeding

Enkel als de reservatie twee maanden op voorhand wordt geannuleerd, zal de huurprijs en de waarborg volledig terugbetaald worden. Bij latere annulaties wordt enkel de waarborg terugbetaald.

Als het contract wordt opgezegd gelden volgende tarieven:
opzeg meer dan een maand voor datum: 5 EUR administratiekosten
opzeg minder dan een maand vooraf: 10 EUR administratiekosten

Aanvaarding gebruiksvoorwaarden

Door de ondertekening van de huurovereenkomst verklaart de gebruiker kennis genomen te hebben van de gebruiksvoorwaarden opgenomen in het gebruikersreglement en worden deze uitdrukkelijk aanvaard.